海外の子供服を仕入れはじめると、すぐに出てくるのが「どれを、いくらで、いつ頼んで、いつ払ったか」がわからなくなる問題です。開業のご相談でも、仕入れ先選びの次に多いのが、この管理のお悩みです。
「数字はまだ分からないけれど、少しずつでも右肩上がりに成長させたい」。開業サポートのお申し込みでいただいた声です。成長を実感するための第一歩が、在庫と支払いの記録です。
この記事では、小さなショップでも今日から始められる発注・入荷・支払い・在庫の記録のつけ方を、店主の目線でお伝えします。特別なシステムがなくても、押さえるべき項目さえ決めておけば大丈夫です。
なぜ最初から「記録」が大事なのか
海外仕入れは、国内の仕入れと違ってお金と商品が動くタイミングがずれます。
- 発注してから届くまで、数ヶ月かかることがある（プレオーダーの場合）
- 代金はデポジットと残金の2回に分けて支払うことがある
- 送料・関税が、商品が届いたあとに別で発生することがある
- 欠品や不良があると、数量や金額が後から変わる
この流れを頭の中だけで管理すると、「いくら払ったのか」「何点届いていないのか」が曖昧になります。結果として、本当の利益がわからないまま売ってしまうことにもつながります。
▶ プレオーダーって何？デポジットと残金、海外子供服の仕入れ代金の流れ
記録しておきたい4つのこと
① 発注の記録：何を、どれだけ頼んだか
発注したら、その日のうちに次の項目を残しましょう。
- ブランド名、発注日、シーズン
- 商品名・品番・サイズ・カラー・数量
- 仕入れ値（現地通貨での金額）と、条件（最低注文数や納期の目安）
- ブランドとやり取りした内容（メールの日付や担当者）
「品番」を必ず入れるのがコツです。商品名は似ていることが多く、後から照合するとき、品番がいちばん確実な目印になります。
② 支払いの記録：いつ、いくら払ったか
支払いは発注ごとに1行ずつつけます。
- 請求の種類（デポジット／残金／送料・関税など）
- 請求金額、請求日、支払い期限
- 支払い日、支払い方法
- 支払い済みかどうか
クレジットカードで支払う場合は、手数料がかかるかどうかも一緒に残します。手数料を含めた金額が、実際に出ていったお金だからです。
③ 入荷の記録：何が、どれだけ届いたか
荷物が届いたら、発注の記録と照らし合わせて数を確認します。
- 入荷日、届いた数量
- 発注との差（欠品・数量違い）
- 不良品・サイズ違いの有無と、その状況（写真も残す）
差があったときは、気づいたその日にブランドへ連絡できるよう、記録と写真をそろえておきましょう。連絡が遅れると、対応してもらいにくくなることがあります。
▶ 海外から届いた子供服に不良品・欠品があったら？仕入れ前に知っておく対応の流れ
④ 在庫の記録：今、何がいくつあるか
入荷した商品は、販売するたびに数を減らしていきます。最低限、次の3つがわかれば十分です。
- 品番・サイズ・カラーごとの現在の数量
- 入荷した数と、売れた数
- 売れ行きの傾向（どのサイズから先に減るか）
在庫の数字は、次の発注量を決める材料になります。売れ残りを減らすには、この数字が欠かせません。
▶ 海外子供服、最初は何点仕入れる？売れ残りを減らす仕入れ量の決め方
1点あたりの「本当の原価」を出す
記録がそろうと、1点あたりの原価を正しく出せます。仕入れ値だけでなく、次の費用を足して、仕入れた点数で割るのが基本の考え方です。
- 商品代金（為替の影響を受けます）
- 送料・関税などの輸入にかかる費用
- 支払い手数料
この「本当の原価」をもとに売値を決めると、思っていたより利益が残らなかった、という失敗を防げます。為替や送料・関税は時期によって変わるため、そのつど実際の金額を記録してください。
▶ 子供服の売値の決め方｜仕入れ値から利益を残す4つのステップ
表計算ソフトで始めるときのコツ
最初は、エクセルやスプレッドシートで十分です。続けやすくするコツは3つあります。
- 表を増やしすぎない：発注・支払い・入荷・在庫の4つに分けて、それぞれ1枚にします
- 品番でつなぐ：どの表にも同じ品番を入れておくと、照合が楽になります
- 週に1回、まとめて更新する：毎日完璧を目指すより、決まった曜日に見直すほうが続きます
商品数が増えて、表計算ソフトでは追いきれなくなってきたら、スマホで在庫を確認できる管理アプリに移す方法もあります。私たちも、エクセルからアプリへ管理を移している最中です。道具は後から変えられるので、最初は項目を決めて、記録する習慣をつくることを優先してください。
管理が負担になる前に、相談してください
発注の取りまとめ、請求・支払いの案内、納期の確認、欠品・不良の対応まで、すべてを一人で管理するのは大変です。yonkaでは、起業・ショップ運営サポートで、開業準備から海外メーカーとの取引、価格設定、EC・SNS運営までの相談をお受けしています（Zoom対応）。ご契約の方は、追加オプションの小ロット卸仕入れサポートで、発注の取りまとめや請求・支払いの案内といった実務もお任せいただけます。
「自分の場合、何から記録すればいい？」という段階でも構いません。まずはお問い合わせページからお気軽にご相談ください。
▶ 海外子供服の最低注文数に届かない…小ロットで仕入れを始める3つの考え方
同じような不安から一歩を踏み出した方の声と、その向き合い方はこちらにまとめています。
▶ 未経験・資金や語学に不安があっても、海外子供服のお店を始めたい方へ｜サポートお申し込み時の声から
まとめ
- 海外仕入れは、お金と商品の動くタイミングがずれるので、記録が欠かせない
- 残すのは、発注・支払い・入荷・在庫の4つ。品番でつなぐと照合しやすい
- 仕入れ値に送料・関税・手数料を足して、本当の原価を出す
- 最初は表計算ソフトで十分。続ける仕組みづくりを優先する
仕入れの管理で迷ったら、一人で抱え込まず、こちらからご相談ください。
